MAKALAH
TERTIB
ADMINISTRASI
KHADIJAH
879/TKD/14
POLITEKNIK
PERTANIAN NEGERI PANGKEP
2017
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kehadirat
Tuhan Yang Maha Esa karena dengan rahmat, karunia, serta taufik dan hidayah-Nya
lah penulis dapat menyelesaikan makalah “ TERTIB ADMINISTRASI ”. Kami juga
menyadari sepenuhnya bahwa di dalam tugas ini terdapat kekurangan-kekurangan
dan jauh dari apa yang penulis harapkan. Untuk itu, penulis berharap adanya
kritik, saran dan usulan demi perbaikan di masa yang akan datang, mengingat
tidak ada sesuatu yang sempurna. Semoga makalah sederhana ini dapat dipahami
bagi siapapun yang membacanya.
Sekiranya makalah yang telah disusun
ini dapat berguna bagi penulis sendiri maupun orang yang membacanya. Sebelumnya
penulis mohon maaf apabila terdapat kesalahan kata-kata yang kurang berkenan
dan penulis memohon kritik dan saran yang membangun demi perbaikan di masa yang
akan datang saat penulis menyusun makalah.
Pangkep, 19
Februari 2017
Penyusun
DAFTAR
ISI
KATA
PENGANTAR ......................................................................................... i
DAFTAR
ISI ....................................................................................................... ii
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang.................................................................................. .... 1
1.2
Rumusan Masalah ............................................................................. 1
1.2 Tujuan dan Manfaat.......................................................................... .... 2
BAB II PEMBAHASAN
...... 2.1 Definisi Sekretaris ................................................................................. 3
......
2.2 Cara Mengelola Arsip yang Baik dan Benar.......................................... 4
......
2.3 Fungsi dan Tugas Sekretaris .................................................................. 5
......
2.4 Peranan Sekretaris ................................................................................. 6
......
2.5 Cara Mengelola Administrasi yang Baik dan Benar ............................. 6
BAB III PENUTUP
...... 3.1 Kesimpulan ............................................................................................ 8
......
3.2 Saran ...................................................................................................... 8
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................ 9
BAB
I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
UKM TAE KWON DO
merupakan Unit Kegiatan Mahasiswa yang berperan dalam seni beladiri bertujuan
membentuk manusia yang terampil baik dalam bidang Ilmu beladiri maupun dalam
bidang keorganisasian, membentuk manusia yang berkualitas dan berjiwa
kepemimpinan di masa yang akan datang, memiliki iman dan takwa kepada Tuhan
Yang Maha Esa serta akhlak perilaku yang baik dan menjadi suritauladan bagi
generasi masa kini maupun akan datang untuk menjadi pemimpin baik bagi dirinya
sendiri maupun lingkungannya disertai jujur, cerdas, kreatif, motifasi dan
bertanggung jawab yang tak kenal menyerah, terampil, dan berbudipekerti luhur.
Di dalam UKM Taekwondo ada beberapa kepengursan, termasuk sekretaris. Profesi
sebagai seorang sekretaris tidaklah mudah. Karena pemikiran anggota tentang sekretaris sangat sulit sebab sekretaris
itu adalah roda dalam organisasi yang mempunyai tanggung jawab penuh terhadap aspek administrasi, berkas surat, peraturan, izin dan dokumentasi arsip lainnya.
Selain itu, sekretaris juga harus mengetahui
jadwal rapat anggota, pengurus, maupun jadwal rapat lainnya. Di
bidang sekretaris, administrasi sangatlah penting, jadi Administrasi
merupakan salah satu ketatausahan bagian dari administrasi organisasi yang
beradasarkan AD/ART UKM Taekwondo. Oleh karena itu, menjadi
sekretaris tak sesulit apa yang kita bayangkan, selagi kita masih meyakini,
menyukai jabatan kita, dan menjalani tugas-tugas sebagai sekretaris, maka
semuanya akan berjalan dengan lancar.
1.2
Rumusan
Masalah
Adapun rumusan masalah
dari makalah ini yaitu :
1. Apa
yang di maksud dengan sekretaris ?
2. Bagaiamana
cara mengelola pengarsipan yang baik dan benar di dalam UKM Taekwondo?
3. Bagaimana
fungsi dan tugas sebagai sekretaris di dalam UKM Taekwondo?
4. Bagaimana
peranan sebagai sekretaris di dalam UKM Taekwondo?
5. Bagaimana
cara mengelola administrasi yang baik dan benar di dalam UKM Taekwondo ?
1.3 Tujuan
Adapun
manfaat dari masalah dalam makalah ini yaitu :
1. Mengetahui
definisi dari sekretaris
2. Mengetahui
cara mengelola pengarsipan yang baik dan benar di dalam UKM Taekwondo
3. Mengetahui
fungsi dan tugas sekretaris di dalam UKM Taekwondo
4. Mengetahui
peranan sebagai sekretaris dalam UKM Taekwondo
5. Mengetahui
cara mengelola administrasi yang baik dan benar di dalam UKM Taekwondo
1.4 Manfaat
Adapun manfaat yang
bisa di dapat di dalam makalah ini yaitu dapat memberikan gambaran kepada
anggota agar bisa menjadi pengurus yang bisa di andalkan terkhusus di bidang
sekretaris.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1
Definisi
Sekretaris
Sekretaris berasal dari
bahasa latin : Secretum yang artinya Rahasia
Sekretaris berasal dari
bahasa inggris : Secret yang artinya Rahasia
Berarti sekretaris
adalah orang yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia dalam melaksanakan
pekerjaannya.
Beberapa Definisi lain
mengenai Sekretaris :
1. Professional
Secretaries International (PSI)
Seorang
sekretaris adalah asisten pimpinan yang meiliki keahlian mengurus
kantor, menapilkan kemampuan menerima tanggung jawab tanpa diarahkan atau
diawasi, berinisiatif dan penuh pertimbangan, serta mengambil keputusan sesuai
dengan ruang lingkup wewenang tugasnya.
2. Betty
Hutchinson dan Carol Milano
Seorang
sekretaris adalah seorang professional yang menampilkan anek macam tanggung
jawab tugas kesekretarisan dengan penuh kompetensi, dapat dipercaya dan
berkepribadian.
3. M.
Braum dan Ramon
Sekretaris
adalah seorang pembantu dari seorang kepala atau pimpinan yang menerima
pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa, atau
mengingatkan pimpinannya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan
melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan
efektivitas dari pimpinannya mengenai kewajiban lainnya yang berhubungan untuk
meningkatkan efektivitas pimpinannya.
4. Drs.
The Liang Gie
Sekretaris adalah
seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat
termasuk menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau organisasi.
5. Drs.
Ig. Wursanto
Sekretaris
adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam
menyelesaikan pekerjaan-perkerjaan pimpinannya. Manajemen sekretaris merupakan
suatu proses kegiatan mengelola dan mengatur segala sesuatu yang berhubungan
langsung maupun tidak langsung dengan kegiatan pimpinan dalam rangka kelancaran
pelaksanaan perkantoran atau organisasi. Jadi, pekerjaan seorang sekretaris,
membantu pimpinan agar pimpinan kantor atau perusahaan dapat melaksanakan
tugasnya secara efektif dan efisien.
Sekretaris
adalah seorang yang mengurus hal-hal
yang bersifat rahasia, misalnya membuat dan menyimpan surat-surat yang bersifat
rahasia, memiliki pula wewenang untuk turut membuat rencana, membuat keputusan,
melakukan pengarahan dan pengkoordinasian terhadap seluruh unit yang ada dalam
organisasi. Tugas sekretaris tidak hanya mengurus hal-hal yang bersifat
rahasia, melainkan sudah meliputi ketatausahaan. Tata usaha itu sendiri adalah
suatu peraturan yang terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja.
2.2
Cara
Mengelola Arsipan Yang Baik dan Benar
Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan,
pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta
penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. Kearsipan memegang peranan
penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan
sebagai pusat ingatan bagi UKM Taekwondo.
Sistem
penyimpanan yang sesuai diantaranya:
·
Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan
kembali warkat-warkat berdasarkan abjad
·
Sistem masalah merupakan suati sistem penemuan dan
penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.
·
Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat
pada folder
·
Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan
tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.
2.3
Fungsi dan Tugas
Sekretaris
·
Fungsi Sekretaris
Sekretaris adalah penanggung jawab dan
Koordinator umum bidang kesekretariatan, data pustaka, dan ketataushaan dalam
pelaksanaan tugas-tugas intern dan ekstern organisasi yang bersifat umum.
·
Tugas Sekretaris
Tugas rutin
yaitu berbagai macam tugas yang dikerjakan setiap hari tanpa perintah. Tugasnya
meliputi seperti:
- Mengatur jadwal pertemuan, baik itu kegiatan pimpinan, kepengurusan, maupun ke anggota.
- Membuat dan mendata surat-surat keluar dan menyerahkan kepada penerima surat
- Mencatat hasil rapat setiap kali pertemuan
- Merapikan administrasi
- Membuka surat-surat.
- Menerima tamu.
- Menyimpan arsip atau surat.
Tugas khusus yaitu suatu tugas yang
diperintahkan secara langsung oleh pimpinan kepada sekretaris dengan
penyelesaian tugasnya secara khusus. Tugas ini diberikan sebab adanya unsur
kepercayaan bahwa tugas dari sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan.
Bisanya tugas ini meliputi seperti:
- Mengkonsep surat-surat perjanjian kerjasama dengan relasi ataupun instansi dari luar.
- Menyusun surat-surat rahasia (confidential).
- Menyusun acara pertemuan lembaga tertinggi
- Pembelian kado ataupun cindera mata.
Tugas insidental yaitu tugas ini
merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan oleh sekretaris, diantaranya
meliputi:
- Menyiapkan laporan, menyiapkan agenda rapat.
- Memberikan informasi apabila ada kegiatan organisasi seperti : membuat undangan dan pamflet.
- Mewakili pimpinan dalam berbagai macam resepsi atau pertemuan di organisasi lain.
2.4 Peranan Sekretaris dalam UKM
Berikut penjabaran
peranan seorang sekretaris :
1. Sekretaris sebagai Duta
Peranan sekretaris dikatakan sebagai duta yaitu sekretaris sebagai wakil dari UKM Taekwondo sehingga penampilan dan sikapnya haruslah baik dan profesional, karena sekretaris bukan hanya berhubungan dengan anggota tersebut.
Peranan sekretaris dikatakan sebagai duta yaitu sekretaris sebagai wakil dari UKM Taekwondo sehingga penampilan dan sikapnya haruslah baik dan profesional, karena sekretaris bukan hanya berhubungan dengan anggota tersebut.
2. Sekretaris sebagai Pintu Gerbang
Peranan sekretaris dikatakan sebagai pintu gerbang karena fungsi sekretaris salah satunya adalah sebagai penerima tamu, selain itu apabila ada anggota dari UKM lain atau anggota Ukm itu sendiri yang ingin bertemu dengan ketua haruslah melapor atau ijin kepada sekretaris terlebih dahulu. Disini sikap bicara dan bahasa tubuh sangat diperlukan mengingat karakter setiap tamu yang datang adalah berbeda – beda.
3. Sekretaris sebagai ibu Rumah Tangga dari UKM Taekwondo
Di sini sekretaris harus dapat berperilaku selayaknya ibu dari UKM itu sendiri. Ia harus dapat menaungi sekretariat dan menjadi contoh yang baik dalam kepengurusan UKM Taekwondo. Misalnya; membuat ruangan menjadi seperti rumah sendiri sehingga terasa nyaman agar para tamu, relasi, anggota UKM itu sendiri dan ketua di sekretariat merasa betah.
4. Sekretaris sebagai Humas
Sekretaris sebagai penghubung antara satu UKM dengan UKM yang lain ,bahakan sampai kelembaga tertinggi , baik bertatap muka secara langsung, lewat undangan ataupun media yang lain.
2.5
Cara Mengelola Administrasi Yang Benar
Dalam penyusunan
administrasi sangatlah dibutuhkan ketekunan, mampu mengendalikan diri,
memotivasi diri, memiliki pola pikir yang baik (positif), ketelitian, dan
memiliki kreatifitas dan inovatif dalam bekerja. Dengan pekerjaan yang memiliki
administrasi yang baik, maka setiap pekerjaan harus mempertanggung jawabkan kepada ketua dan UKM Taekwondo.
Ada beberapa cara
menyusun administrasi yang baik
1.
Buku Presensi dan Iuran
Buku ini digunakan untuk mencatat
kehadiran anggota serta iuran anggota untuk setiap kali pertemuan.
2. Buku Riwayat
Mencatat tentang anggota, mulai masuk kedalam organisasi, jabatan dalam organisasi, kecakapan, hoby, sekolah, dsb dengan disertai foto. Disamping itu riwayat Organisasi juga mencatat riwayat pimpinan/ketua organisasi mulai berrdiri sampai dengan sekarang.
3. Buku Acara Latihan/Rapat dan Notulen
Memuat tentang hasil pertemuan yang membahas tentang latihan/rapat.
4. Log Book
Mencatat tentang kejadian penting yang diikuti Organisasi. Kejadian penting yang perlu dicatat adalah kejadian yang mengesankan, disertai dengan gambar/Foto yang jenaka dengan sedikit kata-kata yang lucu namun sopan. Yang perlu dimasukkan ke log book adalah kesan-kesan yang positif, untuk kesan yang negatif hindarkan agar tidak menimbulkan kenangan yang jelek. Lo Book dapat dibuat untuk masing-masing anggota.
5. Buku Agenda
Mencatat tentang surat masuk dan surat keluar sesuai dengan tanggal, hari, tujuan, dan ditujukan untuk siapa.
2. Buku Riwayat
Mencatat tentang anggota, mulai masuk kedalam organisasi, jabatan dalam organisasi, kecakapan, hoby, sekolah, dsb dengan disertai foto. Disamping itu riwayat Organisasi juga mencatat riwayat pimpinan/ketua organisasi mulai berrdiri sampai dengan sekarang.
3. Buku Acara Latihan/Rapat dan Notulen
Memuat tentang hasil pertemuan yang membahas tentang latihan/rapat.
4. Log Book
Mencatat tentang kejadian penting yang diikuti Organisasi. Kejadian penting yang perlu dicatat adalah kejadian yang mengesankan, disertai dengan gambar/Foto yang jenaka dengan sedikit kata-kata yang lucu namun sopan. Yang perlu dimasukkan ke log book adalah kesan-kesan yang positif, untuk kesan yang negatif hindarkan agar tidak menimbulkan kenangan yang jelek. Lo Book dapat dibuat untuk masing-masing anggota.
5. Buku Agenda
Mencatat tentang surat masuk dan surat keluar sesuai dengan tanggal, hari, tujuan, dan ditujukan untuk siapa.
6. Buku Catatan
Mencatat segala sesuatu yang menyangkut tentang materi baik teori maupun praktek. Digunakan sebagai bahan acuan atau pedoman pada saat melaksanakan latihan maupun pada waktu mengikuti suatu acara.
7. Buku Inventaris
Mencatat tentang harta benda kekayaan milik Organisasi misalnya, Bendera Organisasi, Bendera Merah Putih, tali, tongkat, dll
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Sekretaris
adalah seorang yang diberikan kepercayaan untuk menyimpan rahasia didalam organasasi.
Selain itu sekretaris adalah orang yang mengurus hal-hal yang
bersifat rahasia, misalnya membuat dan menyimpan surat-surat yang bersifat
rahasia, memiliki pula wewenang untuk turut membuat rencana, membuat keputusan,
melakukan pengarahan dan pengkoordinasian terhadap seluruh unit yang ada dalam
organisasi. Tugas seorang sekretaris bukan hanya mengurus hal-hal yang bersifat
rahasia, namun tugas seorang sekretaris menyusun administarsi yang baik,
persuratan, arsipan, dan lain-lain.
32.
Saran
Untuk pengurus kedepannya jadilah
seorang sekretaris yang bertanggung jawab baik itu terhadap atasannya maupun
bawahannya dan tugas-tugasnya pula. Seorang sekretaris juga harus pandai-pandai
untuk memahami situasi yang ada di UKM
Taekwondo kita yang tercinta ini.
DAFTAR
PUSTAKA
